Jedna liczba, od której wszystko się zaczyna
Sprzedaż wysyłkowa do konsumentów w innych krajach Unii nazywa się w przepisach WSTO, czyli wewnątrzwspólnotowa sprzedaż towarów na odległość. Do pewnego poziomu rozliczasz ją tak, jakby to była sprzedaż krajowa. Powyżej tego poziomu VAT należy się państwu, w którym mieszka klient.
Ten poziom to 10 000 EUR rocznie, a dla polskiego podatnika jego ustawowy odpowiednik: 42 000 zł netto. Kluczowe jest jednak nie sama kwota, tylko sposób jej liczenia, bo tu popełnia się najwięcej błędów.
Zwróć uwagę na moment: obowiązek nie powstaje od kolejnego miesiąca ani od kolejnego roku, tylko od tej transakcji, która próg przekracza. Jeżeli zamówienie na 300 zł przenosi Cię z 41 900 zł na 42 200 zł, to całe to zamówienie rozliczasz już według stawki kraju odbiorcy. To dlatego licznik trzeba mieć, zanim będzie potrzebny.
Co dokładnie wlicza się do progu
- Sprzedaż towarów wysyłanych z Polski do konsumentów we wszystkich krajach Unii, zsumowana
- Usługi elektroniczne, telekomunikacyjne i nadawcze świadczone konsumentom z Unii (np. sprzedaż pliku, dostęp do kursu online)
- Wartość netto, bez VAT
- Sprzedaż przez marketplace, o ile to Ty jesteś sprzedawcą wobec konsumenta
- Sprzedaż krajowa, do klientów w Polsce
- Sprzedaż B2B do firm z ważnym numerem VAT UE, czyli klasyczne WDT
- Sprzedaż poza Unię, czyli eksport (Norwegia, Szwajcaria, Wielka Brytania)
- Wysyłka z magazynu położonego już w kraju odbiorcy, bo to dostawa krajowa w tamtym państwie, a nie WSTO
Próg jest jeden na całą Unię, nie na kraj. Nie masz 42 000 zł na Niemcy i osobno 42 000 zł na Czechy. Masz 42 000 zł na wszystko razem. Sklep, który wysyła po trochu do sześciu krajów, przekracza próg szybciej, niż sądzi.
Próg dotyczy roku bieżącego i poprzedniego. Jeśli przekroczyłeś go w zeszłym roku, w tym roku nie zaczynasz liczyć od zera: rozliczasz według kraju odbiorcy od pierwszej transakcji.
Trzy sytuacje, w których możesz być
Wysyłasz kilkanaście paczek miesięcznie do dwóch krajów. Rozliczasz polską stawką, w zwykłym JPK. Nie masz żadnych dodatkowych obowiązków rejestracyjnych.
Od transakcji przekraczającej próg VAT należy się krajowi odbiorcy. Bez OSS musisz zarejestrować się do VAT w każdym takim państwie osobno, ze wszystkim, co się z tym wiąże.
Ma to sens, gdy sprzedajesz towar objęty w kraju odbiorcy niższą stawką niż polska dwudziestotrzyprocentowa: książki, część żywności, produkty dziecięce.
Rejestracja: co, gdzie i w jakiej kolejności
Potrzebna jest data i wartość transakcji, która przekroczyła 42 000 zł netto narastająco. Od niej liczą się terminy.
VIU-R
Formularz składasz elektronicznie do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. To jeden urząd dla całej Polski, niezależnie od tego, gdzie masz siedzibę. Zgłoszenie składa się do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonałeś pierwszą czynność objętą procedurą.
Urząd potwierdza objęcie procedurą. Do rozliczania w OSS używasz swojego polskiego numeru NIP poprzedzonego prefiksem PL, nie dostajesz osobnego numeru OSS.
To krok, który najczęściej wypada z listy. Od momentu przekroczenia progu cena brutto dla klienta z innego kraju zawiera jego stawkę, nie polską. Jeżeli sklep nadal liczy 23 procent, przy wyższej stawce dokładasz do interesu, a przy niższej zaniżasz podatek.
Masz obowiązek prowadzić ewidencję transakcji objętych procedurą i przechowywać ją przez 10 lat od końca roku, w którym wykonano transakcję. To dłużej niż standardowe pięć lat dla ksiąg podatkowych.
Deklaracja VIU-DO w praktyce
- Kwartalnie. Za I kwartał do 30 kwietnia, za II do 31 lipca, za III do 31 października, za IV do 31 stycznia. Termin nie przesuwa się, gdy wypada w weekend.
- Nawet gdy nie było sprzedaży. Deklarację zerową też trzeba złożyć. To najczęstsze przeoczenie w pierwszym roku.
- W euro. Kwoty w innych walutach przeliczasz według kursu Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału, a nie według kursu NBP z dnia transakcji.
- Płatność w euro, jednym przelewem na rachunek Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, z numerem referencyjnym deklaracji. Urząd sam rozdziela środki między państwa członkowskie.
- Korekty robisz w kolejnej bieżącej deklaracji, wskazując okres, którego dotyczą, a nie przez składanie poprawionej deklaracji za tamten kwartał.
Czego OSS nie załatwia
To jest sekcja, dla której warto było przeczytać cały tekst. OSS upraszcza jedną rzecz: miejsce zapłaty VAT od sprzedaży wysyłkowej. Wszystko poniższe zostaje.
Skąd wziąć stawkę kraju odbiorcy
Stawka zależy od tego, co sprzedajesz i do kogo. Różnice bywają duże i nie zawsze intuicyjne: ten sam produkt potrafi mieć w jednym kraju stawkę podstawową, a w sąsiednim obniżoną. Komisja Europejska prowadzi wyszukiwarkę stawek dla wszystkich państw członkowskich, dostępną publicznie w bazie TEDB. To jedyne źródło, na które warto się powoływać, bo zestawienia w opracowaniach branżowych bardzo szybko się dezaktualizują.
Praktyczna uwaga: stawkę ustalasz raz na kategorię produktową i kraj, a potem wpisujesz do sklepu. Nie próbuj tego robić ręcznie przy każdym zamówieniu, bo przy kilkuset pozycjach i kilku rynkach to niewykonalne.
Co się zmienia w najbliższych latach
Unijny pakiet ViDA, czyli VAT w erze cyfrowej, jest już przyjęty i wchodzi etapami. Dla sklepu wysyłkowego istotne są dwie daty.
Stopniowe poszerzanie zakresu transakcji, które można rozliczyć w OSS, oraz uszczelnienie dotychczasowego pakietu e-commerce. Dla typowego sklepu z towarem zmiana jest niewielka.
To jest zmiana, na którą warto czekać. Wchodzi procedura przemieszczeń towarów własnych, dzięki której magazyn za granicą przestanie automatycznie wymuszać osobną rejestrację VAT w tamtym kraju. Dochodzą też nowe obowiązki platform cyfrowych.
Wniosek na dziś: jeżeli rozważasz magazyn zagraniczny albo program typu PAN-EU, policz koszt rejestracji VAT w tych krajach z założeniem, że potrwa ona co najmniej do połowy 2028 r. Nie planuj wokół uproszczenia, które jeszcze nie działa.
Pięć błędów, które widuję najczęściej
- Liczenie progu osobno dla każdego kraju Próg jest wspólny. Sklep z pięcioma rynkami przekracza go przy sprzedaży, która na żadnym pojedynczym rynku nie wygląda groźnie.
- Rejestracja do OSS bez zmiany stawek w sklepie Rejestracja jest formalnością, a prawdziwa praca to konfiguracja cen. Sklep, który po rejestracji dalej liczy 23 procent wszystkim, ma rozjazd między tym, co pobrał od klienta, a tym, co deklaruje.
- Pominięcie deklaracji zerowej Brak sprzedaży w kwartale nie zwalnia ze złożenia VIU-DO. Kilka pominiętych deklaracji potrafi skończyć się wykluczeniem z procedury.
- Traktowanie OSS jako rozwiązania sprawy magazynu zagranicznego Najkosztowniejszy z tych błędów. Towar w obcym magazynie oznacza obowiązek rejestracji VAT w tamtym kraju, niezależnie od OSS, i to działa wstecz od pierwszej dostawy.
- Przeliczanie walut kursem NBP W VIU-DO obowiązuje kurs Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału. Kurs NBP z dnia transakcji daje inną kwotę i inną różnicę do wyjaśnienia.
Najczęstsze pytania
Sprzedaję tylko przez Allegro i eBay. Czy próg mnie dotyczy?
Tak, jeżeli to Ty jesteś sprzedawcą wobec konsumenta, a platforma tylko pośredniczy. Sprzedaż przez marketplace wlicza się do progu tak samo jak sprzedaż z własnego sklepu. Inaczej jest przy imporcie towarów spoza Unii, gdzie w części przypadków to platforma staje się podmiotem uznanym za dostawcę.
Kiedy dokładnie mam złożyć VIU-R?
Do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonałeś pierwszą czynność objętą procedurą. Praktycznie oznacza to, że jeśli próg przekroczyłeś 15 marca, zgłoszenie składasz do 10 kwietnia. Nie czekaj do końca terminu, bo przed pierwszą deklaracją trzeba jeszcze poprawić stawki w sklepie.
Czy muszę wystawiać faktury do sprzedaży rozliczanej w OSS?
Przy WSTO rozliczanej w procedurze unijnej polskie przepisy co do zasady nie nakładają obowiązku wystawienia faktury, chyba że nabywca jej zażąda. To jednak obszar, w którym praktyka bywa różna i warto potwierdzić go z księgowością, bo część systemów sprzedażowych wystawia dokumenty automatycznie i trzeba świadomie ustawić, jak.
Co z kasą fiskalną przy sprzedaży zagranicznej?
Sprzedaż rozliczana w OSS jest opodatkowana w kraju odbiorcy, więc nie podlega polskiej ewidencji na kasie. Ale sam fakt rejestracji do OSS nie zmienia Twoich obowiązków kasowych wobec sprzedaży krajowej. To dwa niezależne tematy i mieszanie ich to częsty powód błędnej konfiguracji systemu.
Czy mogę zrezygnować z OSS, jeśli sprzedaż spadnie?
Tak, wyrejestrowanie składa się na tym samym formularzu VIU-R. Pamiętaj jednak, że jeśli wcześniej dobrowolnie wybrałeś opodatkowanie w kraju odbiorcy mimo nieprzekroczenia progu, ten wybór wiąże Cię przez dwa lata.
Mam sklep w Polsce i wysyłam do Norwegii i Szwajcarii. Czy to wchodzi do OSS?
Nie. To eksport poza Unię, z odrębnymi zasadami: zerowa stawka po stronie polskiej przy spełnieniu warunków dokumentacyjnych, a po stronie odbiorcy cło i miejscowy podatek. Norweskie i szwajcarskie przesyłki nie liczą się też do progu 42 000 zł.
Od czego zacząć, jeśli sprzedaję za granicę od roku i nigdy się tym nie zająłem?
Od wyciągu: adresy dostawy i wartości netto za ostatnie dwa lata, w podziale na kraje i z sumą narastającą. Dopiero widząc, kiedy licznik przebił 42 000 zł, wiadomo, czy jest zaległość i za jaki okres. Ten sam wyciąg posłuży potem do ustalenia, w których krajach masz obowiązki opakowaniowe.
Próg 42 000 zł netto jest wspólny dla całej Unii i liczy się narastająco, a obowiązek powstaje od transakcji, która go przekracza.
Rejestracja to formularz VIU-R do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, do 10. dnia miesiąca po pierwszej czynności w procedurze.
Deklaracja VIU-DO jest kwartalna, w euro, po kursie EBC z ostatniego dnia kwartału, i składa się ją także wtedy, gdy sprzedaży nie było.
OSS nie zastępuje rejestracji VAT tam, gdzie trzymasz towar. Magazyn w Niemczech oznacza niemiecki VAT co najmniej do połowy 2028 r.
Ewidencję trzymasz 10 lat, a nie pięć.
Źródła
Stan na 2 sierpnia 2026 r. Ten tekst opisuje mechanikę procedury z perspektywy sklepu internetowego. Nie jest poradą podatkową: przy ustalaniu zaległości za okresy wsteczne i przy nietypowych modelach sprzedaży decyzje warto podejmować z doradcą podatkowym.
- Procedura unijna, opis urzędowy Ministerstwo Finansów, podatki.gov.pl - procedura unijna OSS
- Formularze VIU-R i VIU-DO, formularze VAT na podatki.gov.pl
- Stawki VAT w państwach członkowskich Komisja Europejska, Taxes in Europe Database (TEDB)
- Pakiet ViDA i pojedyncza rejestracja VAT Komisja Europejska, VAT in the Digital Age
- Zwrot VAT zapłaconego w innym państwie Ministerstwo Finansów, VAT-REF
Paweł Kokot
I AM SEO · widoczność sklepów internetowych w Polsce i za granicą
Od ponad dekady pomagam polskim sklepom internetowym wchodzić na rynki zagraniczne - od budowy sklepu, przez pozycjonowanie i reklamę, po rzeczy, o których zwykle nikt nie uprzedza: metody płatności, sieci dostawy i lokalne obowiązki formalne.
Te opracowania powstają, bo w każdym projekcie i tak zbieram te dane od zera. Każde jest sprawdzone u źródeł z danego kraju, a nie w polskich streszczeniach - dlatego pod każdym znajdziesz listę odnośników, którą możesz zweryfikować samodzielnie.